Un cierre de balance que se complica casi nunca se complica en el cierre. Se complica en marzo, cuando nadie concilió el banco; en agosto, cuando se pagó un proveedor sin factura; en noviembre, cuando el socio sacó plata de la caja "y después lo arreglamos".
Estos son los ocho puntos que reviso antes de cada cierre. Ninguno es sofisticado. Todos, cuando faltan, cuestan semanas.
1. Conciliaciones bancarias al día
Todas las cuentas, todos los meses, con las partidas pendientes identificadas una por una. Una conciliación con una diferencia "que viene de antes" es una bomba de tiempo: cuanto más lejos quedó el origen, más caro es encontrarlo. Si vienen atrasadas, conviene ordenar las conciliaciones antes del cierre y no durante.
2. Cuentas a cobrar depuradas
Un listado de deudores con antigüedad real. Hay que separar lo que efectivamente se va a cobrar de lo que ya es incobrable, y constituir la previsión que corresponda. Arrastrar créditos incobrables infla el activo y distorsiona todos los ratios que después mira el banco.
3. Cuentas a pagar completas
El principio de devengado no admite atajos: las facturas de proveedores del ejercicio van al ejercicio, aunque lleguen o se paguen después. Revisar qué se recibió en los primeros días del ejercicio siguiente suele revelar gastos que corresponden al anterior.
4. Inventario contado, no estimado
Recuento físico a la fecha de cierre, con su valuación y el análisis de obsolescencia o deterioro. En empresas con stock relevante, este suele ser el punto que más diferencias genera entre lo que dice el sistema y lo que hay en el depósito.
5. Bienes de uso y amortizaciones
Altas y bajas del ejercicio documentadas, amortizaciones calculadas con criterio consistente, y bienes que ya no existen dados de baja. Es común encontrar en el activo maquinaria que se vendió hace dos años.
6. Préstamos y movimientos con socios
Este es el que más veces aparece a último momento. Los retiros de socios, los aportes irrevocables y los préstamos de la sociedad a sus dueños (o al revés) tienen que estar instrumentados y registrados como lo que son. No es sólo una cuestión contable: tiene efectos impositivos concretos.
7. Provisiones y contingencias
Juicios laborales, reclamos comerciales, indemnizaciones probables, ajustes impositivos en discusión. Todo lo que sea una obligación probable y cuantificable tiene que estar provisionado, y lo que sea posible pero no probable, informado en notas.
8. Impuestos conciliados
Los saldos contables de IVA, retenciones, percepciones y cargas sociales tienen que coincidir con las declaraciones juradas presentadas. Cuando no coinciden, el ajuste aparece justo cuando ya no hay tiempo.
Los ocho puntos tienen algo en común: ninguno se resuelve en la semana del cierre. Todos se resuelven manteniendo el orden durante el ejercicio.
El balance no es un trámite
Un balance bien armado no sirve sólo para cumplir con la presentación. Sirve para pedir financiamiento en condiciones razonables, para negociar con proveedores, para saber si el margen que creés que tenés es el que realmente tenés. Un balance hecho a las apuradas cumple con el formalismo y no le sirve a nadie para decidir.
En los cierres que manejo trabajo con fechas pautadas de antemano y un cronograma de relevamiento que empieza bastante antes del cierre. No es rigidez: es la única manera de llegar sin correr.