Una diferencia que viene de antes es una bomba de tiempo
La frase aparece en casi todas las empresas que llegan con las cuentas desordenadas: hay una diferencia, nadie sabe de cuándo es, y se arrastra ejercicio tras ejercicio. El problema es que cuanto más lejos quedó el origen, más caro es encontrarlo: los extractos viejos hay que pedirlos, la gente que registró la operación ya no está, y el respaldo documental se perdió.
Conciliar todos los meses no es prolijidad. Es que el error se encuentre cuando todavía tiene contexto.
Qué se concilia
Cuentas bancarias
Todas las cuentas, todos los meses. Se cruzan los movimientos del extracto con los registros contables y se identifican las partidas pendientes: cheques no debitados, depósitos no acreditados, comisiones y gastos bancarios no registrados, transferencias mal imputadas.
Cuentas corrientes de clientes
Un listado de deudores con antigüedad real, separando lo que efectivamente se va a cobrar de lo que ya es incobrable. Arrastrar créditos incobrables infla el activo y distorsiona todos los ratios que después mira el banco.
Cuentas de proveedores
Saldos cruzados con los resúmenes del proveedor, para detectar facturas no registradas, pagos no imputados y notas de crédito pendientes de aplicar.
Qué se entrega
Un informe mensual con el saldo conciliado de cada cuenta, el detalle de las partidas pendientes con su fecha de origen, y las diferencias que requieren decisión. Lo que aparece ahí es exactamente lo que hay que resolver ese mes, no en el cierre.
Preguntas frecuentes
¿Se puede conciliar hacia atrás si hace años que no se hace?
Sí, y suele ser el primer trabajo. Se reconstruye período por período hasta llegar a un saldo confiable, y desde ahí se mantiene mensual. Es más laborioso que la conciliación corriente, pero es lo que permite que el balance deje de arrastrar diferencias.
¿Es un servicio separado o va con la contabilidad?
Puede ser cualquiera de las dos. Muchas empresas con administración propia contratan solo la conciliación como control externo. Si además tercerizás la contabilidad mensual, la conciliación ya viene incluida.
¿Qué documentación hace falta?
Extractos bancarios del período, el mayor contable de cada cuenta, y los resúmenes de cuenta corriente de clientes y proveedores que quieras cruzar. Si falta algo, en el relevamiento inicial lo identificamos.